Hitos del Proceso de Compras
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Los procesos de cotización (RFQ -Request for Quotation) o licitación (RFP -Request for Proposal) ocurren a través de la plataforma de SAP Ariba. Las invitaciones son enviadas por mensajeria del sistema y deben ser contestadas por el sistema, conforme las instrucciones de cada proceso.
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OC/OS: La Orden de Compra es el instrumento necesario para ejecutar la compra de un bien o servicio al proveedor seleccionado. En este documento estan reflejadas las condiciones negociadas: condición de precio, cantidades, plazo de entrega, local y forma de entrega, etc.
Contrato: El área usuaria es responsable de gestionar los Contratos pactuados con proveedores, desde el punto de vista técnico y de performance, cumpliendo con la Política y Procedimientos correspondientes.
Cada área Usuaria debe controlar, mensualmente, el cumplimiento de las obligaciones relevantes (SLA), laborales, tributarias, ambientales o de otro tipo, por parte de sus contratistas.
El área de Compras es responsable de gestionar los contratos negociados por Compras, desde el punto de vista comercial. Esto incluye reajustes de precios, garantías, multas, plazos de vencimiento o renovación.
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Los proveedores deben cumplir integralmente las fechas de entrega estipuladas por el contrato o OC/OS recibida. La pontualidad es uno de los critérios de calidad de atención en la evaluación de performance de proveedores.
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En todos los países en los que la legislación lo permita, se debe utilizar la facturación ELECTRÓNICA. Los proveedores deben enviar las facturas de cobranza de bienes y servicios a la unidad de Cuentas por Pagar de la Filial, especificando el número de la OC/OS y el número de la Guía de Despacho u Hoja de Aceptación de Servicio (HAS), según corresponda. En los casos en los que se consoliden, en una factura, varias compras, se deben indicar, claramente, los números de las órdenes de compra correspondientes y el número de guía de despacho o HAS.
En los casos en que Cuentas por Pagar encuentre alguna divergencia entre la factura y la OC/OS (precios, cantidad o condición de pago, etc.), Cuentas por Pagar debe rechazar y devolver la factura al proveedor, dentro de los plazos legales que exige la ley local, para su corrección.
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Consulte las fechas de pago calendarizadas por el área de Cuentas por Pagar.
