Información sobre Ecuador

• 1. ¿Qué necesito para prestar servicios al interior de las plantas?

  Debes contar con una inducción de seguridad, esta es de carácter obligatorio

  Separa tu cupo para la inducción con 24 horas de anterioridad a los siguientes correos electrónicos:

  - carlos.medina@softys.com
  - dick.aguilar@softys.com

  Se debe coordinar con el área de Prevención de riesgos el análisis de la tarea o servicio a realizar para tomar los respectivos controles antes de ejecutarla.

  Uso de EPPs para ingreso a planta y oficinas (uso prohibido de tacos o sandalias)

  Se deben adjuntar planillas de pago del IESS de las personas que van a ingresar a la compañía a realizar los trabajos.

  Una vez realices el curso te entregaran un permiso que debes presentar para el ingreso a la planta.

• 2. ¿Cuales EPPs necesito para ingresar a la planta?

  Dependen del área que visites o el lugar donde se vaya a prestar el servicio.

  CONVERSIÓN: Botas de seguridad. Chaleco reflectivo. Protectores auditivos. Cofia. Gafas.

  BODEGAS Y ALMACÉN CD: Botas de seguridad. Chaleco reflectivo. Casco.

• 3. ¿Qué necesito para que mi factura de las mercancías entregadas o servicios prestados sea recibida y contabilizada?

  Servicios:
  Para la facturación de servicios solo se aceptarán facturas que tengan:
  - El número de la orden de compra y hoja de aceptación de servicios HAS firmada por el usuario solicitante de Softys.
  - Informe completo del servicio prestado.
  - Informe completo del servicio prestado.
  Si las facturas no tienen esta información no serán procesadas y deberán ser radicadas con una nueva fecha. Las facturas deben ser enviadas al correo:
  Las facturas deben ser enviadas al correo: documentos.electronicos@softys.com

  Bienes y/o Materiales:
  - Para la entrega de materiales, repuestos y/o bienes solo se reciben con la guía de remisión. En Bodega se queda una copia de este documento y previamente debe estar programado en el registro de recepción de materiales y/o repuestos.
  - En la guía de remisión se debe detallar el código de material interno de SOFTYS, orden de compra y descripción del material SOFTYS.
  - Guía de remisión/acta de entrega firmada por el usuario en caso de bienes entregados en la oficina.
  Si las facturas no tienen esta información no serán procesadas y deberán ser radicadas con una nueva fecha. Las facturas deben ser enviadas al correo: documentos.electronicos@softys.com

  Observación: Si aún no tienen facturación electrónica las facturas deben ser enviadas en los puntos de radicación:
  - Recepción Planta Tissue: Km 24,5 via a Daule, diagonal al Zoológico El Pantanal
  - No olvidar adjuntar los documentos soportes para cada factura.
  - Toda factura recibida se marcará con la fecha, hora exacta y consecutivo en que se recibe dicho documento., esta fecha se usara para la programación de pagos
  - La fecha de pago de las facturas empezará a correr a partir de la fecha de factura.
  Se detallan los horarios y consideraciones especiales:
  FISICAS: El horario de atención será los días Lunes, Miércoles de 9:00 a.m a 12 del mediodía y en las tardes desde la 2:00 p.m hasta 4:00 p.m y los Viernes de 8:30 a.m a 12 del mediodía . No se aceptarán facturas que lleguen fuera de los días y horarios establecidos.

• 4. ¿A quién debo solicitar el número de HAS?

  El número de HAS debe ser solicitado a la persona que está solicitando el servicio.

  - El número de la HAS liberada debe ser enviada una vez el servicio haya sido recibido a plena satisfacción del área usuaria. El soporte de que la HAS está liberada es el archivo PDF.

  - Es importante recordar que el área de Compras es encargada de enviar el PDF con el número de OC (orden de compra) y que no proporciona el número de la HAS ni el PDF. El PDF de la HAS es proporcionado por el área usuaria que requiere el servicio.

• 5. ¿Cuándo son sus cierres de cuentas por pagar?

  Nuestros cierres contables son por lo general el 20 de cada mes, en el mes de Diciembre deberás confirmarlo con un funcionario del área de compras debido a que el cierre se adelanta unos días. Se detalla calendario de fecha de recepción de facturas.

• 6. ¿A quién me debo dirigir para confirmar si la factura está registrada? y/o conocer la programación de pago de mi factura o para solicitar soportes de pago de las mismas?

  Debes dirigirte al área de recepción al correo electrónico: tatiana.solis@softys.com
  Informando numero de factura, nombre del proveedor y numero de RUC de la empresa
  Recibirá confirmación en un plazo no mayor a 3 días hábiles

  No nos responsabilizamos por pagos, retenciones, ni cambios de condiciones de pagos por las siguientes situaciones:

  - La factura no contiene el número de OC, HAS para ordenes de servicio y la Guía de remisión para el caso de las facturas de órdenes de compra (insumos y repuestos a bodega)
  - La factura nacional no fue enviada a documentos.electronicos@softys.com, indiferente de si fue enviada a un colaborador de la empresa, si no fue enviada al correo principal no se contabiliza la factura y no existe opción a reclamos por retenciones o pagos.
  - La factura que no fue enviada al correo principal mencionado en el punto anterior, pero lo notifica por reclamo de retenciones al mes siguiente o después de meses, deberá re facturar, pero sin opción a cambios de condiciones de pago a menores días o de contado.
  - Las facturas del exterior por servicios prestado que no envíen el certificado de residencia fiscal en español y apostillado en el consulado, no serán registradas, y los días de pago será contados a partir de la fecha en que envíe el certificado.

• 7. ¿A quién debo me dirigir para conocer la programación de pago de mi factura o para solicitar soportes de pago de las mismas?

  Debes dirigirte al área de tesorería, al correo electrónico katherine.sierra@softys.com/ eliana.cueva@softys.com relacionando números de factura, nombre y RUC de la empresa que representas.

  Ellos te confirmaran en un plazo no mayor a 3 días hábiles.

• 8. ¿Con quién debo contactarme para actualizar datos de proveedores?

  Debes dirigirte al área de compras, a los siguientes correos:

  - Domenica.Navas@softys.com
  - Arianna.Villavicencio@softys.com
  - Johanna.Pinto@softys.com

  Especificando el nombre y RUC de la empresa que representas y el cambio que deseas realizar: actualización de contactos, datos bancarios, etc.

  Es importante recordar que para actualizaciones de cuentas bancarias se debe adjuntar el certificado bancario respectivo firmado por el banco. Es el único documento válido y permitido.

  Ellos te confirmaran en un plazo no mayor a 7 días hábiles.